Voor een maatschappelijk werker die werkt met cliënten en gespreksverslagen is formulieren en sjablonen maken dagelijkse kost. Zo zet je AI daarvoor in: stappen, een prompt die je direct kunt gebruiken en de valkuilen.
Veel gespreksverslagen van een maatschappelijk werker hebben steeds dezelfde vorm. Een goed sjabloon met invulvelden bespaart elke keer een kwartier. AI helpt je die sjablonen te ontwerpen — met de velden die je altijd vergeet en een logische volgorde. Tools die hiervoor geschikt zijn: ChatGPT, Microsoft Copilot, Notion AI. Let op: sociale problematiek en schulden zijn gevoelige gegevens — deel geen herleidbare gegevens.
Veel gespreksverslagen van een maatschappelijk werker hebben steeds dezelfde vorm. Een goed sjabloon met invulvelden bespaart elke keer een kwartier. AI helpt je die sjablonen te ontwerpen — met de velden die je altijd vergeet en een logische volgorde.
Typische documenten waar dit bij helpt: gespreksverslagen, hulpverleningsplannen, aanvraagbrieven.
Maak een sjabloon voor gespreksverslagen zoals een maatschappelijk werker dat gebruikt. Gebruik [vierkante haken] voor invulvelden, geef per veld een korte instructie, en voeg onderaan een controlelijst toe met vijf punten die vaak fout gaan. Houd de opbouw logisch voor cliënten als lezer.Bouw je eigen variant met de prompt-bouwer of kijk in de prompt-bibliotheek.
Twijfel je? De AI-keuzehulp kiest op basis van jouw taak en eisen.
Let op: gevoelige gegevens. Als maatschappelijk werker werk je met gegevens waarvoor strenge regels gelden: sociale problematiek en schulden zijn gevoelige gegevens. Plak geen herleidbare gegevens van cliënten in een publieke AI-tool. Een naam vervangen door [naam] of cliënt A maakt een tekst niet automatisch anoniem. Ook de combinatie van gebeurtenissen, functies, datums en andere kenmerken kan iemand herkenbaar maken. Gebruik fictieve voorbeelden als je de herleidbaarheid niet kunt uitsluiten. Een zakelijk abonnement, training uitzetten of een verwerkersovereenkomst is op zichzelf geen toestemming om persoonsgegevens te delen. Laat je organisatie vooraf doel, grondslag, noodzakelijkheid, beveiliging en eventuele extra regels voor gevoelige gegevens beoordelen. Lees ook AI, AVG en privacy.
Bronnen: EDPB: anonimiseren en pseudonimiseren en AP: verantwoord gebruik van generatieve AI.
Valkuil bij deze taak: Een sjabloon is een beginpunt. Een document dat uit louter ingevulde velden bestaat, leest als een formulier; schrijf het slot altijd zelf.
Alles over AI voor de maatschappelijk werker
Alle 30 taken en tools op een rij.
Formulieren en sjablonen maken: alle beroepen
Dezelfde taak, bekeken vanuit andere beroepen.
Regels en beleid vertalen naar de praktijk als maatschappelijk werker
AI legt regels uit zoals ze waarschijnlijk bedoeld zijn, niet zoals ze gelden.
Tekst controleren op jargon en toon als maatschappelijk werker
Niet alle vaktermen moeten weg; soms is de term juist nodig.
Formulieren en sjablonen maken als jeugdzorgwerker
Je rapporteert over gezinnen aan meerdere partijen en elk woord weegt.
De basis: context, rol, vorm en voorbeeld.