Je notuleert, plant en schrijft namens anderen, in hun toon. Eigen prompts bouwen en delen met je team is een van de taken waar AI een managementassistent echt tijd scheelt — mits je weet wat je wel en niet deelt.
De meeste winst haalt een managementassistent niet uit één slimme prompt, maar uit een klein setje vaste prompts die je steeds hergebruikt — voor notulen, voor mails aan management, voor samenvattingen. Zo wordt AI een vast gereedschap in plaats van een gimmick. Tools die hiervoor geschikt zijn: ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot. Werk met placeholders in plaats van echte namen.
De meeste winst haalt een managementassistent niet uit één slimme prompt, maar uit een klein setje vaste prompts die je steeds hergebruikt — voor notulen, voor mails aan management, voor samenvattingen. Zo wordt AI een vast gereedschap in plaats van een gimmick.
Typische documenten waar dit bij helpt: notulen, agenda's, correspondentie.
Help me een vaste prompt-inleiding te maken. Ik ben managementassistent, werk met management en schrijf vooral notulen, agenda's, correspondentie. Toon: [omschrijving]. Maak een inleiding van maximaal 80 woorden die ik vóór elke prompt plak, en stel daarna vijf herbruikbare prompts voor met [invulvelden] voor mijn meest voorkomende taken.Bouw je eigen variant met de prompt-bouwer of kijk in de prompt-bibliotheek.
Twijfel je? De AI-keuzehulp kiest op basis van jouw taak en eisen.
Privacy: werk zonder namen. Bij het werk van een managementassistent geldt: bestuursinformatie is vertrouwelijk. Een naam vervangen door [naam] of cliënt A maakt een tekst niet automatisch anoniem. Ook de combinatie van gebeurtenissen, functies, datums en andere kenmerken kan iemand herkenbaar maken. Gebruik fictieve voorbeelden als je de herleidbaarheid niet kunt uitsluiten. Een zakelijk abonnement, training uitzetten of een verwerkersovereenkomst is op zichzelf geen toestemming om persoonsgegevens te delen. Laat je organisatie vooraf doel, grondslag, noodzakelijkheid, beveiliging en eventuele extra regels voor gevoelige gegevens beoordelen. Lees ook AI, AVG en privacy.
Bronnen: EDPB: anonimiseren en pseudonimiseren en AP: verantwoord gebruik van generatieve AI.
Valkuil bij deze taak: Een prompt-bibliotheek zonder privacyafspraak is een datalek in wording. Leg vast wat niet in een prompt mag.
Alles over AI voor de managementassistent
Alle 30 taken en tools op een rij.
Eigen prompts bouwen en delen met je team: alle beroepen
Dezelfde taak, bekeken vanuit andere beroepen.
Vacatureteksten schrijven als managementassistent
AI bij werving en selectie valt onder de AI-verordening.
Bijblijven in je vak met AI als managementassistent
Chatbots verzinnen bronnen en jaartallen.
Eigen prompts bouwen en delen met je team als officemanager
Je houdt het kantoor draaiend en schrijft de hele dag korte, duidelijke berichten.
Eigen prompts bouwen en delen met je team als bestuurssecretaris
Je bereidt vergaderingen voor en legt besluiten vast die later juridisch moeten kloppen.
De basis: context, rol, vorm en voorbeeld.