Voor een bestuurssecretaris die werkt met bestuur en vergaderstukken is formulieren en sjablonen maken dagelijkse kost. Zo zet je AI daarvoor in: stappen, een prompt die je direct kunt gebruiken en de valkuilen.
Veel vergaderstukken van een bestuurssecretaris hebben steeds dezelfde vorm. Een goed sjabloon met invulvelden bespaart elke keer een kwartier. AI helpt je die sjablonen te ontwerpen — met de velden die je altijd vergeet en een logische volgorde. Tools die hiervoor geschikt zijn: ChatGPT, Microsoft Copilot, Notion AI. Werk met placeholders in plaats van echte namen.
Veel vergaderstukken van een bestuurssecretaris hebben steeds dezelfde vorm. Een goed sjabloon met invulvelden bespaart elke keer een kwartier. AI helpt je die sjablonen te ontwerpen — met de velden die je altijd vergeet en een logische volgorde.
Typische documenten waar dit bij helpt: vergaderstukken, besluitenlijsten, jaarverslagen.
Maak een sjabloon voor vergaderstukken zoals een bestuurssecretaris dat gebruikt. Gebruik [vierkante haken] voor invulvelden, geef per veld een korte instructie, en voeg onderaan een controlelijst toe met vijf punten die vaak fout gaan. Houd de opbouw logisch voor bestuur als lezer.Bouw je eigen variant met de prompt-bouwer of kijk in de prompt-bibliotheek.
Twijfel je? De AI-keuzehulp kiest op basis van jouw taak en eisen.
Privacy: werk zonder namen. Bij het werk van een bestuurssecretaris geldt: bestuursbesluiten zijn vertrouwelijk tot publicatie. Een naam vervangen door [naam] of cliënt A maakt een tekst niet automatisch anoniem. Ook de combinatie van gebeurtenissen, functies, datums en andere kenmerken kan iemand herkenbaar maken. Gebruik fictieve voorbeelden als je de herleidbaarheid niet kunt uitsluiten. Een zakelijk abonnement, training uitzetten of een verwerkersovereenkomst is op zichzelf geen toestemming om persoonsgegevens te delen. Laat je organisatie vooraf doel, grondslag, noodzakelijkheid, beveiliging en eventuele extra regels voor gevoelige gegevens beoordelen. Lees ook AI, AVG en privacy.
Bronnen: EDPB: anonimiseren en pseudonimiseren en AP: verantwoord gebruik van generatieve AI.
Valkuil bij deze taak: Een sjabloon is een beginpunt. Een document dat uit louter ingevulde velden bestaat, leest als een formulier; schrijf het slot altijd zelf.
Alles over AI voor de bestuurssecretaris
Alle 31 taken en tools op een rij.
Formulieren en sjablonen maken: alle beroepen
Dezelfde taak, bekeken vanuit andere beroepen.
Jaarplannen en doelen formuleren als bestuurssecretaris
Te veel doelen is geen plan.
Notuleren en actielijsten maken als bestuurssecretaris
AI-notulisten leggen soms een beslissing bij de verkeerde persoon of maken van een suggestie een besluit.
Formulieren en sjablonen maken als officemanager
Je houdt het kantoor draaiend en schrijft de hele dag korte, duidelijke berichten.
Formulieren en sjablonen maken als managementassistent
Je notuleert, plant en schrijft namens anderen, in hun toon.
De basis: context, rol, vorm en voorbeeld.