Je gebruikt ChatGPT, Gemini of Copilot slimmer door bewust te kiezen wát je invoert, geheugen en dataverzameling waar nodig uit te zetten, en per taak de juiste tool te pakken. Stel vooraf vast welke gegevens nooit in een chatbot mogen, controleer de privacy-instellingen van elke tool, en leg als bedrijf vast wie welke tool voor welk doel mag gebruiken.
ChatGPT, Gemini en Copilot staan standaard ingesteld op maximale functionaliteit, niet op maximale privacy of controle. Dat is voor privégebruik vaak prima, maar op de werkvloer ligt dat anders: je voert mogelijk klantgegevens, interne documenten of concurrentiegevoelige informatie in. Zoals de KVK aangeeft, weten werknemers bij veel mkb-bedrijven niet welke programma's ze mogen gebruiken en welke gegevens ze wel of niet mogen invoeren. Dat is precies waar instellingen om de hoek komen kijken: met een paar aanpassingen voorkom je dat gevoelige data blijft hangen in trainingsdata, chatgeschiedenis of gedeelde omgevingen. Wil je eerst de basis van goede prompts op orde hebben voordat je de instellingen aanpakt, kijk dan naar betere prompts schrijven: het complete recept.
Bij ChatGPT is het eerste dat je moet checken de instelling rond het trainen van modellen op jouw gesprekken. Onder Instellingen kun je aangeven of je chats gebruikt mogen worden om het model te verbeteren; voor zakelijk gebruik zet je dit standaard uit. Het 'geheugen' van ChatGPT, waarmee de bot dingen onthoudt tussen gesprekken, is handig voor persoonlijke workflows maar minder wenselijk als je met wisselende klantcasussen werkt: je wilt niet dat details van klant A opduiken in een gesprek over klant B. Voor teams is een zakelijk abonnement met eigen beheerdersinstellingen de veiligere route dan losse privéaccounts, omdat je dan centraal kunt afdwingen welke data-instellingen gelden. Een uitgebreide beoordeling van de mogelijkheden en beperkingen vind je in de ChatGPT review 2026.
Gemini is nauw verweven met Google Workspace, wat betekent dat de tool toegang kán krijgen tot je Gmail, Drive en Agenda als je dat toestaat. Controleer per koppeling of dat nodig is voor je werk, en beperk toegang tot alleen de onderdelen die je echt gebruikt. Microsoft Copilot werkt vergelijkbaar binnen Office en Windows: het haalt context uit documenten en mail als je dat toelaat. Bij beide geldt dezelfde vuistregel als bij ChatGPT: zet zakelijke, niet-persoonlijke accounts op met beheerderscontrole, en wees terughoudend met het koppelen van bronnen die je niet actief nodig hebt voor de taak. Een vergelijking van de instellingen en privacyopties tussen de tools staat in de Gemini review 2026 en de Copilot review.
De Europese Commissie noemt de AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) het eerste alomvattende rechtskader voor AI wereldwijd, met risicogebaseerde regels voor wie AI ontwikkelt én wie het gebruikt. Voor bedrijven die chatbots inzetten is vooral relevant dat de wet betrouwbare, transparante AI wil bevorderen. De Autoriteit Persoonsgegevens meldt dat de transparantie-eisen uit de AI-verordening vanaf 2 augustus 2026 gelden, en adviseert bedrijven om de bijbehorende praktijkcode te ondertekenen. Combineer dat met de AVG-regels rond persoonsgegevens, en de conclusie is duidelijk: instellingen aanpassen is niet alleen een privacy-kwestie maar ook een compliance-kwestie. De KVK adviseert daarom een eigen AI-beleid op te stellen, met daarin vastgelegd voor wie het geldt, welke tools toegestaan zijn en welke gegevens nooit ingevoerd mogen worden. Meer over de juridische kant lees je in de EU AI Act uitgelegd in gewone taal en AI, AVG en privacy: mag klantdata in ChatGPT?.
Het NCSC wijst erop dat generatieve AI, waaronder taalmodellen als ChatGPT en Gemini, een steeds grotere rol speelt in cyberveiligheidsvraagstukken: dezelfde technologie die je werk versnelt, kan ook worden misbruikt voor overtuigende phishing of deepfakes gericht tegen jouw organisatie. Wees daarom alert op verzoeken die via mail of chat lijken te komen van een AI-tool of leidinggevende, maar net iets afwijken van het normale patroon. Stel binnen je team een vaste procedure in voor het melden van verdachte AI-gegenereerde communicatie, en neem dit mee in je interne AI-beleid naast de instellingen van de tools zelf.
Feiten en prijzen gecontroleerd op de vermelde bronnen. AI verandert snel; kom je iets tegen dat niet meer klopt? Laat het ons weten.