Voor een managementassistent die werkt met management en notulen is lastige gesprekken voorbereiden dagelijkse kost. Zo zet je AI daarvoor in: stappen, een prompt die je direct kunt gebruiken en de valkuilen.
Een slechtnieuwsgesprek, een klacht, een onderhandeling: als managementassistent voer je gesprekken met management die je liever goed voorbereidt. AI kan als sparringpartner de lastige vragen stellen die je kunt verwachten en je helpen je kernboodschap scherp te krijgen. Tools die hiervoor geschikt zijn: Claude, ChatGPT. Werk met placeholders in plaats van echte namen.
Een slechtnieuwsgesprek, een klacht, een onderhandeling: als managementassistent voer je gesprekken met management die je liever goed voorbereidt. AI kan als sparringpartner de lastige vragen stellen die je kunt verwachten en je helpen je kernboodschap scherp te krijgen.
Typische documenten waar dit bij helpt: notulen, agenda's, correspondentie.
Ik ben managementassistent en heb een gesprek met [een van mijn management] over [onderwerp]. Wat ik wil bereiken: [doel]. Speel de ander, reageer realistisch en kritisch, en geef na elke ronde kort feedback op mijn formulering (helder? respectvol? te defensief?). Begin met de eerste reactie van de ander.Bouw je eigen variant met de prompt-bouwer of kijk in de prompt-bibliotheek.
Twijfel je? De AI-keuzehulp kiest op basis van jouw taak en eisen.
Privacy: werk zonder namen. Bij het werk van een managementassistent geldt: bestuursinformatie is vertrouwelijk. Een naam vervangen door [naam] of cliënt A maakt een tekst niet automatisch anoniem. Ook de combinatie van gebeurtenissen, functies, datums en andere kenmerken kan iemand herkenbaar maken. Gebruik fictieve voorbeelden als je de herleidbaarheid niet kunt uitsluiten. Een zakelijk abonnement, training uitzetten of een verwerkersovereenkomst is op zichzelf geen toestemming om persoonsgegevens te delen. Laat je organisatie vooraf doel, grondslag, noodzakelijkheid, beveiliging en eventuele extra regels voor gevoelige gegevens beoordelen. Lees ook AI, AVG en privacy.
Bronnen: EDPB: anonimiseren en pseudonimiseren en AP: verantwoord gebruik van generatieve AI.
Valkuil bij deze taak: Het gaat om oefenen, niet om een script. Een ingestudeerde tekst klinkt onecht; gebruik de sessie om je eigen woorden te vinden.
Alles over AI voor de managementassistent
Alle 30 taken en tools op een rij.
Lastige gesprekken voorbereiden: alle beroepen
Dezelfde taak, bekeken vanuit andere beroepen.
Presentaties voorbereiden als managementassistent
AI maakt graag te veel dia's met te veel tekst.
Moeilijke dingen uitleggen aan leken als managementassistent
Vereenvoudigen is niet hetzelfde als versimpelen.
Lastige gesprekken voorbereiden als officemanager
Je houdt het kantoor draaiend en schrijft de hele dag korte, duidelijke berichten.
Lastige gesprekken voorbereiden als bestuurssecretaris
Je bereidt vergaderingen voor en legt besluiten vast die later juridisch moeten kloppen.
De basis: context, rol, vorm en voorbeeld.