Presentaties voorbereiden met AI als managementassistent: een concrete werkwijze, een voorbeeldprompt met jouw agenda's als uitgangspunt en wat je qua privacy moet weten.
Of het nu voor management, collega's of een bestuur is: een managementassistent moet soms in tien minuten een verhaal overbrengen. AI helpt bij de opbouw (wat eerst, wat weg), bij de spreektekst en bij het inkorten van te volle dia's. Tools die hiervoor geschikt zijn: Gemini, Microsoft Copilot, ChatGPT. Werk met placeholders in plaats van echte namen.
Of het nu voor management, collega's of een bestuur is: een managementassistent moet soms in tien minuten een verhaal overbrengen. AI helpt bij de opbouw (wat eerst, wat weg), bij de spreektekst en bij het inkorten van te volle dia's.
Typische documenten waar dit bij helpt: notulen, agenda's, correspondentie.
Ik ben managementassistent en geef een presentatie van [minuten] minuten aan management over [onderwerp]. Doel: [informeren/overtuigen/besluit vragen]. Maak een dia-opbouw (max. [aantal] dia's) met per dia: kop als volzin, maximaal drie bullets, en een spreeknotitie van 30 seconden. Begin met de conclusie.Bouw je eigen variant met de prompt-bouwer of kijk in de prompt-bibliotheek.
Twijfel je? De AI-keuzehulp kiest op basis van jouw taak en eisen.
Privacy: werk zonder namen. Bij het werk van een managementassistent geldt: bestuursinformatie is vertrouwelijk. Een naam vervangen door [naam] of cliënt A maakt een tekst niet automatisch anoniem. Ook de combinatie van gebeurtenissen, functies, datums en andere kenmerken kan iemand herkenbaar maken. Gebruik fictieve voorbeelden als je de herleidbaarheid niet kunt uitsluiten. Een zakelijk abonnement, training uitzetten of een verwerkersovereenkomst is op zichzelf geen toestemming om persoonsgegevens te delen. Laat je organisatie vooraf doel, grondslag, noodzakelijkheid, beveiliging en eventuele extra regels voor gevoelige gegevens beoordelen. Lees ook AI, AVG en privacy.
Bronnen: EDPB: anonimiseren en pseudonimiseren en AP: verantwoord gebruik van generatieve AI.
Valkuil bij deze taak: AI maakt graag te veel dia's met te veel tekst. Vraag om minder, en om een verhaal met een kop en een staart.
Alles over AI voor de managementassistent
Alle 30 taken en tools op een rij.
Presentaties voorbereiden: alle beroepen
Dezelfde taak, bekeken vanuit andere beroepen.
Nieuwe collega's inwerken als managementassistent
Een inwerkplan uit AI is generiek tot je eigen voorbeelden erin staan.
E-mails schrijven als managementassistent
De tool verzint soms details (data, bedragen, afspraken) die je niet hebt genoemd.
Presentaties voorbereiden als officemanager
Je houdt het kantoor draaiend en schrijft de hele dag korte, duidelijke berichten.
Presentaties voorbereiden als bestuurssecretaris
Je bereidt vergaderingen voor en legt besluiten vast die later juridisch moeten kloppen.
De basis: context, rol, vorm en voorbeeld.