Je notuleert, plant en schrijft namens anderen, in hun toon. Nieuwe collega's inwerken is een van de taken waar AI een managementassistent echt tijd scheelt — mits je weet wat je wel en niet deelt.
Iemand inwerken kost een managementassistent weken, en veel kennis over management, notulen en "hoe wij het hier doen" wordt nooit opgeschreven. AI helpt je een inwerkprogramma en een naslagdocument te maken uit wat je de nieuwe collega toch al vertelt. Tools die hiervoor geschikt zijn: ChatGPT, Claude, Notion AI. Werk met placeholders in plaats van echte namen.
Iemand inwerken kost een managementassistent weken, en veel kennis over management, notulen en "hoe wij het hier doen" wordt nooit opgeschreven. AI helpt je een inwerkprogramma en een naslagdocument te maken uit wat je de nieuwe collega toch al vertelt.
Typische documenten waar dit bij helpt: notulen, agenda's, correspondentie.
Maak een inwerkprogramma van vier weken voor een nieuwe collega van een managementassistent. Per week: leerdoelen, taken om mee te draaien, wat de nieuwe collega moet lezen, een kort controlemoment. Voeg een hoofdstuk "ongeschreven regels" toe op basis van mijn aantekeningen, in de toon van een collega, niet van een handboek.
Mijn aantekeningen:
[plak]Bouw je eigen variant met de prompt-bouwer of kijk in de prompt-bibliotheek.
Twijfel je? De AI-keuzehulp kiest op basis van jouw taak en eisen.
Privacy: werk zonder namen. Bij het werk van een managementassistent geldt: bestuursinformatie is vertrouwelijk. Een naam vervangen door [naam] of cliënt A maakt een tekst niet automatisch anoniem. Ook de combinatie van gebeurtenissen, functies, datums en andere kenmerken kan iemand herkenbaar maken. Gebruik fictieve voorbeelden als je de herleidbaarheid niet kunt uitsluiten. Een zakelijk abonnement, training uitzetten of een verwerkersovereenkomst is op zichzelf geen toestemming om persoonsgegevens te delen. Laat je organisatie vooraf doel, grondslag, noodzakelijkheid, beveiliging en eventuele extra regels voor gevoelige gegevens beoordelen. Lees ook AI, AVG en privacy.
Bronnen: EDPB: anonimiseren en pseudonimiseren en AP: verantwoord gebruik van generatieve AI.
Valkuil bij deze taak: Een inwerkplan uit AI is generiek tot je eigen voorbeelden erin staan. Voeg per week één echte situatie toe uit je praktijk.
Alles over AI voor de managementassistent
Alle 30 taken en tools op een rij.
Nieuwe collega's inwerken: alle beroepen
Dezelfde taak, bekeken vanuit andere beroepen.
Regels en beleid vertalen naar de praktijk als managementassistent
AI legt regels uit zoals ze waarschijnlijk bedoeld zijn, niet zoals ze gelden.
Solliciteren en je cv verbeteren als managementassistent
Recruiters herkennen AI-brieven aan gladde algemeenheden.
Nieuwe collega's inwerken als officemanager
Je houdt het kantoor draaiend en schrijft de hele dag korte, duidelijke berichten.
Nieuwe collega's inwerken als bestuurssecretaris
Je bereidt vergaderingen voor en legt besluiten vast die later juridisch moeten kloppen.
De basis: context, rol, vorm en voorbeeld.