Nieuwe collega's inwerken met AI als bestuurssecretaris: een concrete werkwijze, een voorbeeldprompt met jouw besluitenlijsten als uitgangspunt en wat je qua privacy moet weten.
Iemand inwerken kost een bestuurssecretaris weken, en veel kennis over bestuur, vergaderstukken en "hoe wij het hier doen" wordt nooit opgeschreven. AI helpt je een inwerkprogramma en een naslagdocument te maken uit wat je de nieuwe collega toch al vertelt. Tools die hiervoor geschikt zijn: ChatGPT, Claude, Notion AI. Werk met placeholders in plaats van echte namen.
Iemand inwerken kost een bestuurssecretaris weken, en veel kennis over bestuur, vergaderstukken en "hoe wij het hier doen" wordt nooit opgeschreven. AI helpt je een inwerkprogramma en een naslagdocument te maken uit wat je de nieuwe collega toch al vertelt.
Typische documenten waar dit bij helpt: vergaderstukken, besluitenlijsten, jaarverslagen.
Maak een inwerkprogramma van vier weken voor een nieuwe collega van een bestuurssecretaris. Per week: leerdoelen, taken om mee te draaien, wat de nieuwe collega moet lezen, een kort controlemoment. Voeg een hoofdstuk "ongeschreven regels" toe op basis van mijn aantekeningen, in de toon van een collega, niet van een handboek.
Mijn aantekeningen:
[plak]Bouw je eigen variant met de prompt-bouwer of kijk in de prompt-bibliotheek.
Twijfel je? De AI-keuzehulp kiest op basis van jouw taak en eisen.
Privacy: werk zonder namen. Bij het werk van een bestuurssecretaris geldt: bestuursbesluiten zijn vertrouwelijk tot publicatie. Een naam vervangen door [naam] of cliënt A maakt een tekst niet automatisch anoniem. Ook de combinatie van gebeurtenissen, functies, datums en andere kenmerken kan iemand herkenbaar maken. Gebruik fictieve voorbeelden als je de herleidbaarheid niet kunt uitsluiten. Een zakelijk abonnement, training uitzetten of een verwerkersovereenkomst is op zichzelf geen toestemming om persoonsgegevens te delen. Laat je organisatie vooraf doel, grondslag, noodzakelijkheid, beveiliging en eventuele extra regels voor gevoelige gegevens beoordelen. Lees ook AI, AVG en privacy.
Bronnen: EDPB: anonimiseren en pseudonimiseren en AP: verantwoord gebruik van generatieve AI.
Valkuil bij deze taak: Een inwerkplan uit AI is generiek tot je eigen voorbeelden erin staan. Voeg per week één echte situatie toe uit je praktijk.
Alles over AI voor de bestuurssecretaris
Alle 31 taken en tools op een rij.
Nieuwe collega's inwerken: alle beroepen
Dezelfde taak, bekeken vanuit andere beroepen.
Telefoon- en baliescripts maken als bestuurssecretaris
Een script dat voorgelezen klinkt, irriteert.
Veelgestelde vragen beantwoorden als bestuurssecretaris
Generieke antwoorden klinken generiek.
Nieuwe collega's inwerken als officemanager
Je houdt het kantoor draaiend en schrijft de hele dag korte, duidelijke berichten.
Nieuwe collega's inwerken als managementassistent
Je notuleert, plant en schrijft namens anderen, in hun toon.
De basis: context, rol, vorm en voorbeeld.