Je mag AI gebruiken om een functioneringsgesprek voor te bereiden, maar leg nooit herleidbare persoonsgegevens of gevoelige beoordelingen vast in een AI-tool. Gebruik AI voor structuur, vraagstelling en neutrale formuleringen. Anonimiseer alles wat je invoert. Zo voorkom je dat je de AVG overtreedt en bescherm je de privacy van je medewerker.
AI is sterk in het ordenen van gedachten. Je kunt een AI-tool vragen om een gespreksagenda te maken op basis van functieprofielen, competenties of gespreksdoelen. Denk aan: 'Maak een agenda voor een halfjaarlijks functioneringsgesprek met een medewerker in een uitvoerende rol, met ruimte voor ontwikkeling en terugkoppeling.' Ook kun je AI gebruiken om neutrale, niet-veroordelende zinnen te formuleren. Bijvoorbeeld: 'Hoe geef ik feedback op iemand die vaak te laat komt zonder beschuldigend te worden?' Dat levert bruikbare input op zonder dat je namen, functies of concrete incidenten hoeft te delen.
Daarnaast helpt AI bij het opstellen van open vragen die het gesprek verdiepen. Vraag bijvoorbeeld om vijf open vragen over eigenaarschap en samenwerking. Deze output is generiek en niet herleidbaar tot een persoon. Zo gebruik je AI als sparringpartner zonder privacygevoelige data in te voeren. Wil je meer weten over het voorbereiden van lastige gesprekken? Lees dan hoe je lastige gesprekken voorbereidt met AI.
Alles wat je in een AI-tool typt, komt op een server te staan. Die server staat mogelijk in een land waar de Nederlandse privacywetgeving niet geldt. Daarom is de hoofdregel: voer geen persoonsgegevens in. Bij functioneringsgesprekken gaat het dan om namen, functies, e-mailadressen, maar ook om indirect herleidbare informatie zoals 'de enige vrouw in het team' of 'de medewerker die sinds maart verzuimt'. Zelfs zonder naam is dat vaak een persoonsgegeven.
Ook beoordelingen en functioneringsverslagen horen niet thuis in een AI-tool. Zinnen als 'Jan functioneert onder de maat op klantcontact' zijn gevoelige bedrijfsinformatie én persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt dat algoritmes en AI-systemen zorgvuldig moeten omgaan met dit soort data. De KVK waarschuwt expliciet dat ingevoerde informatie mogelijk niet beschermd is. Wil je meer weten over het veilig omgaan met AI-tools op de werkvloer? Bekijk dan hoe je regels en beleid vertaalt naar de praktijk met AI.
Anonimiseren betekent dat de informatie niet meer te herleiden is naar een persoon. Vervang namen door 'medewerker A' of 'teamlid'. Haal afdelingsnamen, specifieke projecten en data weg. Beschrijf situaties algemeen: niet 'het conflict met klant X op 12 maart', maar 'een conflict over levertijd'. Pas dan kun je AI vragen om te helpen met gesprekstechnieken of het formuleren van feedback.
Een handige werkwijze is om eerst zelf een kladversie te maken met alleen neutrale steekwoorden. Gebruik AI vervolgens om die steekwoorden om te zetten in een gespreksstructuur. Zo blijf je zelf in controle over welke informatie je deelt. Twijfel je of iets een persoonsgegeven is? Houd dan de regel aan: bij twijfel niet invoeren. Meer over het maken van duidelijke afspraken hierover lees je in onze gids over planningen en checklists maken met AI.
De KVK adviseert om afspraken over AI-gebruik vast te leggen in een AI-beleid. Dat is niet verplicht, maar het geeft duidelijke regels en voorkomt risico's. In zo'n beleid bepaal je onder andere welke AI-tools medewerkers mogen gebruiken en welke gegevens ze wel of niet mogen invoeren. Voor HR-gerelateerde taken zoals functioneringsgesprekken is dat extra belangrijk, omdat daar per definitie gevoelige informatie speelt.
Een goed AI-beleid helpt je ook te voldoen aan de EU AI-verordening en de AVG. Stel bijvoorbeeld als regel: 'Voor functioneringsgesprekken gebruiken we AI alleen voor structuur en neutrale formuleringen, nooit voor het vastleggen van beoordelingen of persoonsgegevens.' Zo maak je het voor iedereen concreet. Kijk voor meer achtergrond bij AI-beleid en regels voor de praktijk.
Feiten en prijzen gecontroleerd op de vermelde bronnen. AI verandert snel; kom je iets tegen dat niet meer klopt? Laat het ons weten.
AI-verwerkersovereenkomst: wat spreek je af met je AI-leverancier?
Wat leg je vast met je AI-leverancier over je data? Waar gegevens worden verwerkt, of je invoer wordt bewaard, beveiliging en wie verantwoordelijk is.
AI in de zorgadministratie: wat mag er met patiëntgegevens?
Mag je patiëntgegevens in een AI-tool zetten voor je zorgadministratie? Wat de AVG en de AI Act eisen, plus hoe je het veilig vastlegt in AI-beleid.
Offertes en voorstellen schrijven met AI: sneller zonder juridische missers
AI versnelt het schrijven van offertes, maar brengt risico's op juridische missers, privacy-schending en auteursrechtkwesties met zich mee.