Werkinstructies en procedures schrijven met AI als managementassistent: een concrete werkwijze, een voorbeeldprompt met jouw agenda's als uitgangspunt en wat je qua privacy moet weten.
Kennis van een managementassistent zit vaak in hoofden, niet op papier. Met AI maak je van een gesproken of getypte uitleg een stappenplan dat een collega of invaller kan volgen — handig voor correspondentie en voor inwerken. Tools die hiervoor geschikt zijn: Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot. Werk met placeholders in plaats van echte namen.
Kennis van een managementassistent zit vaak in hoofden, niet op papier. Met AI maak je van een gesproken of getypte uitleg een stappenplan dat een collega of invaller kan volgen — handig voor correspondentie en voor inwerken.
Typische documenten waar dit bij helpt: notulen, agenda's, correspondentie.
Maak van mijn uitleg een werkinstructie voor een nieuwe collega van een managementassistent. Structuur: doel, wanneer je dit doet, benodigdheden, genummerde stappen (één handeling per stap), veelgemaakte fouten, wanneer je hulp vraagt. Vraag me naar onduidelijkheden in plaats van ze in te vullen.
Mijn uitleg:
[plak of dicteer]Bouw je eigen variant met de prompt-bouwer of kijk in de prompt-bibliotheek.
Twijfel je? De AI-keuzehulp kiest op basis van jouw taak en eisen.
Privacy: werk zonder namen. Bij het werk van een managementassistent geldt: bestuursinformatie is vertrouwelijk. Een naam vervangen door [naam] of cliënt A maakt een tekst niet automatisch anoniem. Ook de combinatie van gebeurtenissen, functies, datums en andere kenmerken kan iemand herkenbaar maken. Gebruik fictieve voorbeelden als je de herleidbaarheid niet kunt uitsluiten. Een zakelijk abonnement, training uitzetten of een verwerkersovereenkomst is op zichzelf geen toestemming om persoonsgegevens te delen. Laat je organisatie vooraf doel, grondslag, noodzakelijkheid, beveiliging en eventuele extra regels voor gevoelige gegevens beoordelen. Lees ook AI, AVG en privacy.
Bronnen: EDPB: anonimiseren en pseudonimiseren en AP: verantwoord gebruik van generatieve AI.
Valkuil bij deze taak: AI maakt een instructie die logisch klinkt maar stappen mist die jij vanzelfsprekend vindt. Laat hem altijd door iemand anders uitvoeren.
Alles over AI voor de managementassistent
Alle 30 taken en tools op een rij.
Werkinstructies en procedures schrijven: alle beroepen
Dezelfde taak, bekeken vanuit andere beroepen.
Vertalen voor anderstaligen als managementassistent
Machinevertalingen zijn vloeiend maar kunnen net verkeerd zijn.
Cijfers en data analyseren als managementassistent
Chatbots kunnen rekenfouten maken en patronen zien die er niet zijn.
Werkinstructies en procedures schrijven als officemanager
Je houdt het kantoor draaiend en schrijft de hele dag korte, duidelijke berichten.
Werkinstructies en procedures schrijven als bestuurssecretaris
Je bereidt vergaderingen voor en legt besluiten vast die later juridisch moeten kloppen.
De basis: context, rol, vorm en voorbeeld.