Werkinstructies en procedures schrijven met AI als bestuurssecretaris: een concrete werkwijze, een voorbeeldprompt met jouw besluitenlijsten als uitgangspunt en wat je qua privacy moet weten.
Kennis van een bestuurssecretaris zit vaak in hoofden, niet op papier. Met AI maak je van een gesproken of getypte uitleg een stappenplan dat een collega of invaller kan volgen — handig voor jaarverslagen en voor inwerken. Tools die hiervoor geschikt zijn: Claude, ChatGPT, Microsoft Copilot. Werk met placeholders in plaats van echte namen.
Kennis van een bestuurssecretaris zit vaak in hoofden, niet op papier. Met AI maak je van een gesproken of getypte uitleg een stappenplan dat een collega of invaller kan volgen — handig voor jaarverslagen en voor inwerken.
Typische documenten waar dit bij helpt: vergaderstukken, besluitenlijsten, jaarverslagen.
Maak van mijn uitleg een werkinstructie voor een nieuwe collega van een bestuurssecretaris. Structuur: doel, wanneer je dit doet, benodigdheden, genummerde stappen (één handeling per stap), veelgemaakte fouten, wanneer je hulp vraagt. Vraag me naar onduidelijkheden in plaats van ze in te vullen.
Mijn uitleg:
[plak of dicteer]Bouw je eigen variant met de prompt-bouwer of kijk in de prompt-bibliotheek.
Twijfel je? De AI-keuzehulp kiest op basis van jouw taak en eisen.
Privacy: werk zonder namen. Bij het werk van een bestuurssecretaris geldt: bestuursbesluiten zijn vertrouwelijk tot publicatie. Een naam vervangen door [naam] of cliënt A maakt een tekst niet automatisch anoniem. Ook de combinatie van gebeurtenissen, functies, datums en andere kenmerken kan iemand herkenbaar maken. Gebruik fictieve voorbeelden als je de herleidbaarheid niet kunt uitsluiten. Een zakelijk abonnement, training uitzetten of een verwerkersovereenkomst is op zichzelf geen toestemming om persoonsgegevens te delen. Laat je organisatie vooraf doel, grondslag, noodzakelijkheid, beveiliging en eventuele extra regels voor gevoelige gegevens beoordelen. Lees ook AI, AVG en privacy.
Bronnen: EDPB: anonimiseren en pseudonimiseren en AP: verantwoord gebruik van generatieve AI.
Valkuil bij deze taak: AI maakt een instructie die logisch klinkt maar stappen mist die jij vanzelfsprekend vindt. Laat hem altijd door iemand anders uitvoeren.
Alles over AI voor de bestuurssecretaris
Alle 31 taken en tools op een rij.
Werkinstructies en procedures schrijven: alle beroepen
Dezelfde taak, bekeken vanuit andere beroepen.
Formulieren en sjablonen maken als bestuurssecretaris
Een sjabloon is een beginpunt.
Jaarplannen en doelen formuleren als bestuurssecretaris
Te veel doelen is geen plan.
Werkinstructies en procedures schrijven als officemanager
Je houdt het kantoor draaiend en schrijft de hele dag korte, duidelijke berichten.
Werkinstructies en procedures schrijven als managementassistent
Je notuleert, plant en schrijft namens anderen, in hun toon.
De basis: context, rol, vorm en voorbeeld.