Notuleren en actielijsten maken met AI als notaris: een concrete werkwijze, een voorbeeldprompt met jouw toelichtingen voor cliënten als uitgangspunt en wat je qua privacy moet weten.
Overleg met cliënten of collega's levert voor een notaris vaak een halfuur nawerk op. Met een transcriptie of je eigen losse aantekeningen maakt AI in één keer een nette samenvatting met besluiten en acties. Tools die hiervoor geschikt zijn: Fireflies.ai, Microsoft Copilot, Claude. Let op: akte- en vermogensgegevens zijn vertrouwelijk — deel geen herleidbare gegevens.
Overleg met cliënten of collega's levert voor een notaris vaak een halfuur nawerk op. Met een transcriptie of je eigen losse aantekeningen maakt AI in één keer een nette samenvatting met besluiten en acties.
Typische documenten waar dit bij helpt: akten, toelichtingen voor cliënten, dossiernotities.
Maak van de volgende aantekeningen een verslag voor een overleg van een notaris. Structuur: aanwezigen, besproken punten (kort), besluiten (genummerd), acties in een tabel (wie, wat, wanneer), open punten. Neutraal en feitelijk; voeg niets toe.
Aantekeningen:
[plak je aantekeningen of transcript]Bouw je eigen variant met de prompt-bouwer of kijk in de prompt-bibliotheek.
Twijfel je? De AI-keuzehulp kiest op basis van jouw taak en eisen.
Let op: gevoelige gegevens. Als notaris werk je met gegevens waarvoor strenge regels gelden: akte- en vermogensgegevens zijn vertrouwelijk. Plak geen herleidbare gegevens van cliënten in een publieke AI-tool. Een naam vervangen door [naam] of cliënt A maakt een tekst niet automatisch anoniem. Ook de combinatie van gebeurtenissen, functies, datums en andere kenmerken kan iemand herkenbaar maken. Gebruik fictieve voorbeelden als je de herleidbaarheid niet kunt uitsluiten. Een zakelijk abonnement, training uitzetten of een verwerkersovereenkomst is op zichzelf geen toestemming om persoonsgegevens te delen. Laat je organisatie vooraf doel, grondslag, noodzakelijkheid, beveiliging en eventuele extra regels voor gevoelige gegevens beoordelen. Lees ook AI, AVG en privacy.
Bronnen: EDPB: anonimiseren en pseudonimiseren en AP: verantwoord gebruik van generatieve AI.
Valkuil bij deze taak: AI-notulisten leggen soms een beslissing bij de verkeerde persoon of maken van een suggestie een besluit. Check de actielijst met de aanwezigen.
Alle 29 taken en tools op een rij.
Klachten en bezwaren opstellen als notaris
Bezwaartermijnen en vormvereisten zijn hard.
Moeilijke dingen uitleggen aan leken als notaris
Vereenvoudigen is niet hetzelfde als versimpelen.
De basis: context, rol, vorm en voorbeeld.